Metoda "Getting Things Done" - na czym polega i jak może pomóc w pracy?

Chyba każdy zna to uczucie, kiedy w pracy czeka nas ogrom obowiązków, a my nie wiemy od czego zacząć. To uczucie może się pogłębiać i mocno przytłoczyć, a co za tym idzie sprawić, że nie będziemy w stanie się skupić na wykonywaniu zadań. Z pomocą przychodzi metoda Getting Things Done. Na czym polega i jak ją zastosować?

Zobacz też: Możliwość rozwoju, albo zwolnienie z pracy, czyli polscy pracownicy walczą o nowe kompetencje.

Getting Things Done - w czym pomoże ta metoda?

David Allen opublikował w 2001 roku książkę pt. "Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity". Opisuje w niej działanie metody GTD, którą dosłownie można przetłumaczyć, jako doprowadzanie rzeczy do końca.

Często zdarza się, że zadań do wykonania, nie tylko w środowisku zawodowym, jest tak dużo, że skupiamy się głównie na tym, aby je wszystkie zapamiętać. Natłok myśli o ilości obowiązków doprowadza do poczucia, że musimy pracować wydajniej i dłużej, co na dłuższą metę może jedynie przytłoczyć pracownika. Zaczynamy tak bardzo przejmować się listą zadań, że tracimy panowanie nad myślami. W konsekwencji i tak zapomnimy o wykonaniu najważniejszych obowiązków. Metoda Getting Things Done ma na celu uporządkowanie ważnych kwestii oraz działania tak, aby nie rozpoczynać nowych poleceń dopóki nie sfinalizujemy poprzedniego. Dzięki niej zyskujemy motywację do pracy oraz mamy pewność, że o niczym nie zapomnimy. Umysł będzie skoncentrowany jedynie na wykonaniu zadań, a nie ich zapamiętaniu.

Jak korzystać z metody Getting Things Done?

Metoda GTD składa się z pięciu etapów.

Etap 1: Gromadzenie - aby nie zaprzątać swojej głowy zapamiętywaniem kolejnych zadań do zrobienia, warto zgromadzić je w jednym miejscu. W przypadku środowiska zawodowego sprawdzą się notatki na papierze, przypomnienia w aplikacji lub zapisywanie obowiązków w kalendarzu.

Etap 2: Analizowanie - każde zapisane zadanie należy przypisać do konkretnej kategorii spośród poniższych:

• Zadania, których wykonanie zajmie mniej niż dwie minuty. Te należy wykonać od razu, aby nie zajmowały naszych myśli.
• Zadania bardziej pracochłonne.
• Zadania bez określonego terminu wykonania. Warto oznaczyć je etykietką "do zrobienia kiedyś".
• Zadania już wykonane, które mogą przydać się do wykonania kolejnych obowiązków. Takie dobrze jest zachować blisko siebie lub w archiwum.
• Zadania wykonane i już niepotrzebne. Należy się ich po prostu pozbyć.

Etap 3: Porządkowanie - ten etap dotyczy jedynie zadań, których wykonanie zajmuje więcej niż dwie minuty. Należy je przyporządkować odpowiednio:

• Projekty - czyli zadania składające się z większej liczby drobnych zadań.
• Najbliższe działania - zadania, które muszą zostać wykonane jak najszybciej.
• Oczekiwane - obowiązki, z którymi musimy poczekać na informację zwrotną od współpracowników.
• Kalendarz - zadania z konkretną datą wykonania.

Etap 4: Przeglądanie - polega na przeglądaniu zapisanych zadań co jakiś czas, aby zaktualizować listę, czyli dodać nowe zadania, niektóre wykreślić lub zmienić ich kategorię.

Etap 5: Realizacja - to planowanie i realizacja zadań z listy.

KD

fot. pexels

Źródło: poradnikpracownika.pl